Revenons aujourd’hui sur les notions d’ERP, un type de logiciel de gestion à ne pas confondre avec le CRM, plus populaire, et beaucoup plus implanté dans les systèmes informatiques des entreprises françaises, mais tout aussi important !
Nous allons en quelques minutes voir ses avantages et les bases d’un projet avec les étapes à suivre.
La notion d’ERP
L’ERP (Enterprise Resource Planning) (ou PGI pour les francophones) est un outil au cœur de l’environnement informatique d’une entreprise.
C’est un logiciel informatique qui centralise l’ensemble des outils nécessaires au pilotage des activités d’une entreprise.
Plus largement, c’est un logiciel de gestion qui regroupe plusieurs modules et fonctionnalités sur une seule base de données. Parmi celles-ci on retrouve :
- la gestion comptable et financière
- la gestion commerciale (avec le CRM)
- la gestion des ressources humaines
- la GMAO, GPAO, etc…
La différence avec le CRM
On pourrait le confondre avec un CRM, car cette fonctionnalité est bien présente dedans, mais on se rend vite compte qu’il permet d’aller plus loin, notamment sur la suite du processus commercial, de la relation client et sur les autres activités internes à l’entreprise (devis, facturation, contrats ou encore production).
Le CRM n’est pas une fonctionnalité obligatoire dans la base de l’ERP, mais il complémente l’outil plus facilement afin de répondre aux besoins des clients qui souhaitent éviter de multiplier les outils voire abonnements.
Les objectifs d’un ERP
L’objectif de ce type de logiciel est d’améliorer les performances de l’entreprise en optimisant les coûts (gestion de stock, de production) mais aussi les processus (planning, automatisation des workflow). Il fournit une vue d’ensemble des activités.
L’ERP répond généralement au besoin des entreprises de tailles moyennes ou grandes (PME, ETI, grands groupes), qui ont de nombreux processus complexes et beaucoup de données à homogénéiser leur environnement informatique et à centraliser ces données sur un seul écosystème.
Cela dit, de plus en plus de solutions logicielles (notamment du côté du SaaS) permettent aux plus petites entreprises de se doter d’un outil adapté, qui peuvent en avoir besoin également.
Les avantages d’un ERP
Intégré à votre écosystème informatique, ce progiciel permet de fournir une vue d’ensemble des activités clés de l’entreprise.
Il peut ainsi permettre de centraliser les données afin d’avoir une meilleure coordination entre les équipes et différents départements d’une entreprise.
On imagine rapidement qu’un comptable et qu’un commercial sauront mieux se coordonner s’ ils ont le même support au même moment que chacun sur un document séparé (Excel, Drive, outils propres au métier du service, etc…).
Il permet également à l’entreprise de faciliter la prise de décision par l’accès aux données d’ensemble, faibles et en temps réel.
On pourra y ajouter qu’un ERP permet de gagner du temps sur les activités courantes de l’entreprise, mais aussi de simplifier le processus global informatique (système de validation, décisions, workflow…, en d’autres termes, qui vérifie, valide dans le circuit de décision).
Une meilleure gestion des chaînes de production et logistique, l’ERP peut aider à planifier, à suivre la production, les achats, les stocks, ventes et livraisons pour améliorer la chaîne d’approvisionnement.
Comment bien choisir son ERP
Maintenant que vous voyez ce qu’est un ERP et ce à quoi il pourrait vous aider dans votre activité, on vous propose ces quelques étapes suivantes pour passer à l’action dans votre entreprise et pourquoi pas lancer le projet.
La bonne implémentation d’un nouvel outil ERP dépend en partie de la compréhension des besoins et de son utilisation avec un onboarding adapté auprès des équipes et utilisateurs.
Il est intéressant de prendre le temps en amont de comprendre les besoins de l’entreprise en la matière et de remplir un cahier des charges afin de guider la réflexion.
Les différentes étapes d’un projet ERP
En premier lieu, établissez un premier inventaire des processus existants et des données (et leurs sources) dans l’entreprise au niveau informatique qui pourraient être intégrés dans un logiciel ERP.
On pourra les retrouver dans la gestion financière, des ressources humaines, de la production, de la gestion commerciale et du marketing, et bien d’autres selon votre secteur d’activité (maintenance et intervention, SAV, intranet ou extranet…)
Définissez ensuite les objectifs que vous souhaitez obtenir avec l’implémentation d’un ERP.
Par exemple, améliorer l’efficacité de vos activités, faciliter la prise de décision, renforcer la communication et la collaboration entre les équipes.
Évaluez les ressources que vous pouvez investir dans ce projet, telles que le personnel (pour estimer le nombre d’utilisateurs du logiciel, le budget alloué et le temps disponible pour mettre en place l’ERP (définition du projet, accompagnement avec le développeur du logiciel, onboarding et suivi)
Enfin, lancez votre recherche pour comparer les différents ERP sur le marché, il y en aura forcément qui seront adaptés à votre besoin / votre secteur.
Pour finir, n’hésitez pas à passer par un expert, un consultant externe qui pourra vous aider dans cette démarche, car elle peut sembler compliquée à aborder.
Comment bien choisir son ERP ?
Vous l’avez certainement compris, de nombreux éditeurs (et intégrateurs) de logiciels ERP sont disponibles sur le marché. Ça peut donc rapidement devenir un casse-tête de choisir lesquels contacter pour faire les premiers échanges (démonstrations et essais).
Voici alors quelques critères qui vous permettront de filtrer quelques noms sur votre liste :
L’outil semble t-il adapté à votre activité ? Les fonctionnalités répondent-elles aux besoins de votre secteur ?
La solution proposée correspond-elle à l’ergonomie que vous attendez ? Est-ce que l’ERP est trop complexe ou est-il difficile de s’y repérer / d’y naviguer
Le logiciel suit-il les innovations ? Est-ce que l’équipe de développement de l’éditeur met-il à jour régulièrement son outil et les fonctionnalités ?
La solution de l’éditeur répond-elle à vos contraintes budgétaires sur le projet ? Avec les différents modes d’abonnement on peut vite se perdre
Quel budget pour un logiciel ERP ?
Le coût d’un ERP dépend de nombreux facteurs, comme vous pouvez vous en douter.
Il varie notamment en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin qui sont incluses, le nombre d’utilisateurs de la solution et la durée de la licence.
On note généralement 3 postes de dépenses pour l’acquisition d’un logiciel de gestion ERP :
- Les coûts de mise en place : installation logiciel (si On Premise), formation des utilisateurs, configuration, migration des données…
- Les frais de licence : achat du logiciel et accès aux mises à jour du logiciel (nouvelles versions)
- Les frais de maintenance : support technique, réparation de bugs…
Une autre différence majeure qui peut modifier le budget (et sa temporalité) que vous allez mettre dans ce projet est l’option entre le SaaS et le On Premise, qu’on va voir juste en dessous. Les différences se situent notamment dans le prix de l’installation du logiciel (généralement plus coûteux que juste l’utilisation du service, surtout en termes de temps d’implémentation) et du support personnalisé ou non.
L’ERP SaaS ou le On Premise
Pendant longtemps, les éditeurs de logiciels proposaient les solutions qu’ils développaient en mode On Premise, c’est-à-dire des logiciels à installer directement sur les ordinateurs de l’entreprise avec souvent un Intranet sur le réseau pour les relier aux différents services.
Cette formule implique des projets assez complexes et souvent plus long que les nouvelles solutions, avec une équipe projet dédiée (et / ou des intégrateurs).
Depuis quelques années, la tendance se tourne nettement vers le SaaS (Software as a Service), qui permet de plus simplement utiliser la solution sans devoir l’installer sur les ordinateurs, en passant directement par internet et les navigateurs avec des espaces sécurisés. Cela évite notamment des processus longs d’installation.
Vous en savez maintenant un peu plus sur cette notion d’ERP, si vous avez des questions n’hésitez pas à nous contacter et si un projet de dessine dans votre entreprise, on sera ravi de pouvoir vous accompagner !